Denne personvernerklæringen handler om hvordan Alltidhjelp.no samler inn og behandler personopplysninger. Personopplysninger er alle former for opplysninger, informasjon, data og vurderinger som kan knyttes til en fysisk person. Typiske personopplysninger er navn, adresse, telefonnummer, e-post og fødselsnummer. Behandlingen er i tråd med gjeldende personvernopplysninger, herunder EUs personvernforordning og tilhørende forskrifter.
Juridisk ansvarlig for behandlingen av personopplysninger hos Alltidhjelp.no er styreleder, Marcus Eggøy Hjertvik. Selve behandlingsansvaret er delegert videre innenfor bedriften for å kunne bedre sikre korrekt behandling av alle opplysninger. Personopplysningsloven gir alle rett til å ha få fullt innsyn i all data som er lagret om deg, samt krav på at uriktig, ufullstendig eller opplysninger som ikke skal behandles, blir slettet eller supplert.
For spørsmål angående behandling av personopplysninger i Alltidhjelp.no kan du kontakte personvernansvarlig Marcus Eggøy Hjertvik på marcus.hjertvik@alltidhjelp.no.
Når du fyller ut et skjema for å bli frivillig eller medlemsskap, lagrer vi dine personopplysninger til formålet. Informasjonen lagres på en sikker måte av oss, gjennom pcloud. Informasjonen som samles inn brukes kun til formålet og vil bli slettet ved endt medlemsskap eller endt frivillig tjeneste.
Alltidhjelp.no har anonyme tjenester, med noen begrensninger. Alle i Alltidhjelp.no har streng taushetsplikt, og ingen frivillige som besvarer henvendelser, kan se hvem de snakker eller skriver med. Alltidhjelp.no lagrer noe statistikk over våre samtaler, men disse er ikke knyttet til den enkelte samtale.
Alltidhjelp.no er underlagt norsk lov og har gjennom §196 i straffeloven avvergelsesplikt. Dette betyr at vi har plikt til å avverge et straffbart forhold dersom det kommer frem informasjon om at personer kan bli utsatt for straffbare handlinger. Dette kan for eksempel være fysisk eller psykisk mishandling, seksuelle overgrep eller drap, eller har blitt eller kan bli utsatt for annen vesentlig (fysisk, psykisk eller materiell) skade, og ikke kan ivareta seg selv, og det har fremkommet informasjon som gjør det mulig å identifisere personer. Dette gjelder ikke ethvert straffbart forhold, og normalt ikke ved forhold som har skjedd og med sikkerhet ikke kommer til å skje igjen. Dersom vi har fått informasjon som utløser avvergelsesplikten i chatsamtaler eller epost-meldinger, vil vi ta ut aktuelle samtalelogger i sin helhet og oversende disse til politiet. I noen sjeldne tilfeller blir vi bedt om å utlevere telefonnummer eller IP-adresser eller undersøke om det finnes systemdata til den enkelte samtale. Ingen frivillige har tilgang til disse dataene, og en slik tilgang er begrenset til å omfatte kun noen få ansatte med streng taushetsplikt.
Logger fra samtaler som utløser avvergelsesplikt, blir beholdt i Alltidhjelp.no inntil en måned, før de slettes i sin helhet. IP-adresser på fullførte samtaler som ikke omfattes av avvergelsesplikt slettes fra våre datasystemer med få dagers mellomrom. Dersom vi får informasjon som utløser avvergelsesplikten på telefon vil vi på samme måte oppbevare det som har kommet frem av personopplysninger i inntil en måned.
Ved akutt selvmordsfare har livet forkjørsrett. Alle som ringer eller skriver til Alltidhjelp.no risikerer å bli hjulpet om de er i ferd med å ta eget liv. En slik henvendelse vil bli vurdert å bli behandlet i tråd med hendelser som faller inn under avvergelsesplikten.
Fra våre frivillige medarbeidere innhenter vi navn, adresse, telefonnummer, fødselsår og e-postadresse, samt det du ellers fyller ut i søknadsskjemaet du sender inn. Disse opplysningene lagres i et dataverktøy Alltidhjelp.no benytter med navnet pClaud som er kjent som en av de beste leverandørene innen sikker lagring. Pcloud hjelper oss å holde oversikt over de frivillige som finnes i Alltidhjelp.no, og sørger for at alle kan settes opp i en turnus som sørger for at det alltid er noen på vakt i Alltidhjelp.no.
Når man sender inn søknad om å bli frivillig i Alltidhjelp.no samtykker man aktivt til at organisasjonen kan lagre personopplysninger om frivillige. Opplysningene vil bli brukt til å bemanne hjelpetelefonen/chat på en ansvarlig måte og til å sende nyhets- og informasjonsbrev om tjenesten. Dette inkluderer søknadsprosess, opplæring, oppfølging og oversikt over alle frivillige medarbeidere. Når man slutter som frivillig slettes alle personopplysninger etter to år* med mindre noe annet er avtalt. Jamfør personopplysningsloven har du rett til innsyn i egne personopplysninger, samt krav om retting eller sletting av mangelfulle eller uriktige opplysninger. Utvalgte i Alltidhjelp.no har tilgang til informasjon om frivillige på landsbasis. Det er den sentrale personopplysningsansvarlige, som sletter informasjonen, både fysisk og elektronisk, når den frivillige går ut av tjenesten.
Det er frivillig å oppgi informasjon, men ønsker du å være frivillig i Alltidhjelp.no må vi på et eller annet vis kunne kontakte deg, sende deg vakter og ha nok informasjon til at vi kan sette deg inn i turnusen. Du vil uansett måtte fylle inn en søknad og komme til inntakssamtale der vi eventuelt kan avtale hvordan vi kan løse dette.
Henvendelser for innsyn, retting eller sletting av personopplysninger kan rettes til marcus.hjertvik@alltidhjelp.no. Innsendte kontaktskjema slettes hver 2.måned.
*Frivillige som slutter i Alltidhjelp.no har anledning til å komme tilbake i tjeneste uten å ta innføringskurset på ny dersom de kommer tilbake innen 2 år. For å kunne tilby dette må vi beholde personopplysningen om den enkelte i opptil to år. Dersom en frivillig ønsker at vi sletter personopplysningene før denne tiden har gått, gjør vi selvsagt det.
Når du gir økonomisk støtte til Alltidhjelp.no, oppbevarer vi personopplysninger om deg. Vi registrerer navn, adresse, telefonnummer og informasjon om dine bidrag. Vi bruker dine personopplysninger til å informere om resultatene av din støtte, opplyse om våre innsamlinger, samt oppfylle lovpålagte krav. Lovpålagte krav innebærer innrapportering til Skatteetaten for å oppfylle din rett til skattefradrag og krav i regnskapsloven. Dersom du ønsker skattefradrag for dine gaver (over 500 kr/år) må vi innhente personnummeret ditt. Ikke send dette på epost, men du kan ringe eller sende det i lukket brev.
Når man melder seg som giver til organisasjonens arbeid, samtykker man til hvert enkelt område man tillater at organisasjonen bruker personopplysninger til; eksempelvis utsendelse av sms, takkekort, nyhetsbrev, invitasjoner, gavegiroer mm.
Det er frivillig å gi fra seg personopplysninger til oss. Det er fullt mulig å gi en gave anonymt. Gaven må da merkes «anonym» i meldingsfeltet eller vi må få beskjed på annen måte om at gaven skal føres anonymt. Du har rett til å be om innsyn, sletting og endring av personopplysninger og samtykker. Innsyn i dine personopplysninger blir utlevert når du leverer en skriftlig og undertegnet bekreftelse. Dette for å sikre at informasjon ikke utleveres til uvedkommende.
Når du selv aktivt avslutter ditt giverengasjement, vil din oppføring umiddelbart bli slettet dersom du ikke har registrert personnummer for skattefradrag. Dersom du har registrert personnummer for skattefradrag, vil oppføringen først bli slettet for godt etter at skatterapporteringen er gjort for påfølgende år. Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for og i henhold til anbefaling fra Bransjenorm og gjeldende personvernlovgivning.
Du kan sende e-post til oss, men husk at alle virksomheter er sårbare for datatyveri. Du bør derfor ikke sende sensitivt innhold per e-post. Om vi mottar en slik e-post, behandler vi e-posten i henhold til innhold og sletter den straks.
På vår nettside kunngjør vi regelmessig informasjon med formål om å rekruttere frivillige i Alltidhjelp.no. I tilknytning til dette samler vi informasjon som navn, kontaktopplysninger og fødselsdato i tillegg til annen privat informasjon. Disse personopplysningene blir ikke brukt til andre formål enn den pågående rekrutteringsprosessen man søker på. Personopplysningene vil slettes når formålet er nådd.
